Como baixar todos os e-mails do servidor no Outlook?

O Outlook é a principal interface de envio de e-mail para usuários do Microsoft Exchange Server. Ele é sincronizado com o servidor para buscar e enviar e-mails com rapidez e facilidade. Não importa se o seu cliente de e-mail é Outlook.com, Hotmail ou até mesmo um terceiro como o Gmail, você pode facilmente configurar sua conta e começar a enviar todos aqueles e-mails de trabalho.

Como são seus e-mails, é claro que você gostaria de abri-los a qualquer momento. Você pode contar com o Outlook exibindo qualquer e-mail de que você precisa, independentemente de quantos meses se passaram desde que você o escreveu. Ou você pode? Acontece que as coisas não são tão simples. O Outlook não exibe tudo por padrão: a maioria dos seus e-mails permanece no Microsoft Exchange Server, enquanto apenas uma parte é disponibilizada para você no Outlook.

Se você estiver usando o Outlook 2019, 2016, 2013 ou Outlook para Office 365, não poderá obter acesso instantâneo aos seus e-mails mais antigos sem alterar uma configuração da caixa de entrada. Embora seu e-mail seja mantido no servidor para sempre, se desejar, você pode esperar a conveniência de também ter uma cópia local. No entanto, da forma como o Outlook está configurado, ele baixa até 12 meses de seus e-mails para o disco local. Se precisar ler e-mails anteriores a essa data, você terá que tomar as medidas adequadas para forçar o Outlook a baixá-los do servidor.

Por que o Outlook tem um limite de download de e-mail?

Você pode se perguntar por que a situação é assim. É porque o Microsoft Office faz algumas configurações inteligentes quando é instalado em seu sistema. Ele verifica todo o seu hardware e faz os ajustes necessários para permitir que o programa seja executado de maneira ideal no sistema. Com relação ao Outlook e e-mails corporativos, as verificações que ele realiza em seu hardware são usadas para definir os parâmetros de download.

Claramente, ele está tentando ajudar, mas o programa pode se tornar intrometido. Depois de verificar seu disco rígido para verificar quanto espaço resta, ele ajusta automaticamente o limite de tempo que determina quantos de seus e-mails são retidos localmente. Quanto mais espaço em disco estiver disponível, mais meses de e-mails serão baixados. O cálculo é feito de acordo com a seguinte fórmula:

• Se o espaço livre em disco for de até 64 gigabytes, até 12 meses de e-mails serão baixados automaticamente para o seu computador.
• Se o espaço livre em disco estiver entre 32 gigabytes e 64 gigabytes (sem incluir nenhum dos números), três meses de e-mails serão baixados automaticamente para o seu computador.
• Se a quantidade de espaço livre no disco for inferior a 32 gigabytes, apenas o equivalente a um mês de e-mails são retidos no armazenamento local do seu computador.

Você pode se perguntar do que se trata a confusão e por que a configuração não pode ser definida apenas para 'baixar todos os e-mails' ou algo semelhante. Na verdade, ao contrário da crença popular, os e-mails podem ocupar muito espaço de armazenamento. Aqueles que levam uma vida cheia de e-mails frequentemente descobrem que uma grande quantidade de espaço foi ocupada por e-mails enviados e recebidos. Se você não monitorar o uso do disco, poderá acordar e descobrir que todo o seu espaço foi engolido por sua correspondência comercial.

A Microsoft também sabe disso. É por isso que o Office foi projetado para ajustar automaticamente os parâmetros de armazenamento, como o limite de armazenamento de e-mail local padrão do Outlook. Normalmente, está tudo bem; é provável que você não precise muito dos e-mails de anos passados. Além disso, independentemente da configuração, você ainda terá acesso local às suas tarefas, compromissos do calendário e contatos.

Lembre-se de que a eficácia dessa configuração depende do tipo de cliente de e-mail que você usa. Se você utilizar um dos provedores de serviços de e-mail internos da Microsoft, como Hotmail, Outlook ou 0365, a configuração influencia quantos e-mails estão disponíveis localmente. O mesmo princípio se aplica à maioria dos serviços populares de e-mail comercial. No entanto, se você usar um provedor público como Gmail, Yandex ou Yahoo, não terá essa preocupação, pois a configuração não terá nenhum efeito. Todos os seus e-mails no Microsoft Exchange Server terão uma cópia local armazenada no armazenamento interno do seu computador.

Como fazer o Outlook baixar todos os e-mails do servidor

O servidor aqui naturalmente se refere ao Microsoft Exchange Server. Enquanto algumas empresas adquirem uma licença para hospedar um Exchange Server localmente, outras recorrem a um provedor de servidor Exchange-as-a-Service terceirizado. A popularidade do Exchange Online, uma versão em nuvem do serviço hospedado pela própria Microsoft, também está aumentando.

Independentemente do modo de troca utilizado, sua função principal permanece a mesma: um agente de transferência de mensagens que envia e-mails entre computadores. As mensagens são lidas nas duas pontas por meio de um cliente de e-mail, neste caso, o Outlook.

Em essência, ao usar o Exchange, todos os e-mails que você já enviou e recebeu são armazenados no Exchange Server para sempre. Claro, a retenção eterna de seus e-mails está sujeita a coisas como limites de armazenamento em nuvem para contas individuais e uso contínuo da conta. A questão é que, em circunstâncias normais, você ainda pode ver seus e-mails, incluindo os realmente antigos, mesmo se eles não estiverem armazenados em seu computador.

Então, o que você pode fazer para baixar todos os e-mails do servidor para o Outlook? Se você deseja visualizar todos os seus e-mails no Outlook, existem duas maneiras.

Método 1: use o link “Mais” no Outlook

O Outlook para Office oferece uma maneira fácil de estender o número de e-mails exibidos em uma pasta. Supondo que você tenha mantido a conta por muito tempo ou tenha um longo histórico de e-mail, o aplicativo normalmente exibirá apenas os e-mails mais recentes. Mas você pode forçar o Outlook a baixar todos os e-mails IMAP - ou exibi-los, pelo menos.

Quando você está em uma pasta como Caixa de entrada ou Enviados no Outlook e rola para baixo, você logo chega ao final dos e-mails exibidos. Bem ali, você verá uma mensagem informando que pode clicar no link para ver mais mensagens:

Existem mais itens nesta pasta no servidor

Clique aqui para ver mais e-mails no Microsoft Exchange

Depois de clicar no link “Clique aqui para ver mais e-mails no Microsoft Exchange”, o Outlook fará o download do restante dos e-mails dessa pasta para o seu computador. Isso só funciona se você tiver uma conexão com a Internet. Além disso, apenas os e-mails de uma pasta específica são baixados. Portanto, se você estiver na pasta Enviados, receberá apenas todos os e-mails que já enviou.

Esse princípio é válido se você realizar uma pesquisa na caixa de correio. Quando você digita sua consulta de pesquisa e os resultados são exibidos, se houver muitos e-mails que correspondam ao termo de pesquisa, você poderá ver o seguinte na parte inferior da página de resultados:

Mostrando resultados recentes…

Mais

Clicar no link Mais faz o download do restante dos e-mails que correspondem à sua consulta de pesquisa.

Se desejar ver todos os seus e-mails em uma determinada pasta de relance, você pode fazer login em sua conta através do aplicativo da web para Outlook. Isso leva você para a interface do Microsoft Exchange Server para sua conta, e você pode ver tudo armazenado lá.

Método 2: Altere a configuração “Mail to Keep Offline” Setting no Outlook

Esta é a configuração que determina quantos meses de e-mails o Outlook mantém no seu computador. Lembre-se de que isso só funciona ao usar um cliente de e-mail da Microsoft ou um provedor de serviços de e-mail comercial reconhecido. Você pode estender o número de e-mails mantidos ou até mesmo reduzi-lo. Você também pode dizer ao Outlook para salvar todos e cada um dos seus e-mails localmente.

De acordo com a Microsoft:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 e Outlook para Office 365 oferecem as opções de 1, 3, 6, 12 ou 24 meses, ou Todos. Outlook 2019, Outlook 2016 e Outlook para Office 365 fornecem as opções adicionais de 3 dias, 1 semana e 2 semanas.

Sem mais delongas, aqui está o que você precisa fazer:

• Inicie o aplicativo Outlook.
• Vá para a guia Arquivo.
• Selecione a opção suspensa Configurações da conta.
• Quando a opção for expandida, selecione Configurações da conta.
• Na janela Configurações da conta, selecione a guia E-mail.
• Se você tiver várias contas no Outlook, elas serão exibidas aqui. Selecione aquele cujas configurações você deseja ajustar e clique no botão Alterar.
• A caixa de diálogo Alterar conta é exibida. Certifique-se de que a caixa de seleção Usar modo de transferência em cache esteja marcada.
• Mova o controle deslizante “Correio para manter offline” para o número desejado de anos, meses, dias ou semanas. (Se o controle deslizante estiver esmaecido, seu administrador pode ter impedido você de alterar a configuração.)
• Clique no botão Avançar.
• Uma janela pop-up aparecerá solicitando que você confirme a alteração da configuração. Clique OK.
• Clique em Concluir e reinicie o Outlook.

Em breve, você verá uma mensagem informando que “Suas pastas estão atualizadas” na parte inferior do Outlook. Isso só aparece depois que o Outlook conclui o download de todas as suas mensagens do Microsoft Exchange Server.

Escolha a opção Todos apenas se houver armazenamento suficiente. Suas configurações devem corresponder à quantidade de espaço em seu disco. Se você escolher a opção de baixar todos os e-mails para um disco com espaço limitado, os problemas serão inevitáveis. Recomendamos que você exclua todos os itens indesejados de seu armazenamento primeiro para liberar mais espaço.

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