Como recuperar e-mails no MS Outlook para Windows?

Saber como recuperar um e-mail no Microsoft Outlook é vital se você trabalha em um escritório. Você nunca vai querer enviar um e-mail cheio de erros embaraçosos, especialmente para seus idosos. Isso pode fazer você parecer incompetente e até mesmo fazer seu gerente questionar por que ele ou ela o contratou.

Mesmo os idosos nunca iriam querer arruinar sua reputação pressionando acidentalmente 'Enviar' ou 'Responder a todos' na mensagem errada. Suportar o ridículo e a vergonha é algo que ninguém quer passar.

Felizmente, muitos clientes de e-mail / serviços de e-mail fornecem a funcionalidade de recuperar e-mails. Sim, mesmo depois de enviar o e-mail.

O MS Outlook para Windows é um desses clientes de e-mail com esse recurso valioso. Veja como você pode usar o recurso para salvar seu rosto e trabalho.

Guia passo a passo para recuperar e-mails no Outlook

Recuperar e-mails no Outlook é bastante simples.

Siga estas etapas e você verá como recuperar um e-mail no Outlook :

1. Procure a mensagem que deseja recuperar abrindo a pasta Itens Enviados. Por ser um e-mail enviado recentemente, ele está no topo da lista.
2. Clique duas vezes no e-mail e ele será aberto.
3. Certifique-se de que você está na guia Mensagem (verifique a parte superior da janela).
4. Agora localize o menu suspenso denominado ‘Ações’. Você o encontrará ao lado das opções de e-mail, ‘Regras’ e ‘Mover’ na barra de tarefas.
5. Agora, para recuperar a mensagem, clique em Ações. Em seguida, clique em Recall This Message.

Observe que essas opções estão disponíveis apenas se você tiver uma conta do Exchange. Em certas organizações, as opções podem ser bloqueadas por seus administradores.

Para concluir a operação, siga estas etapas:

1. Você obterá uma janela de recall.
2. Aqui, você terá duas opções: excluir cópias não lidas de seu e-mail ou substituí-lo por uma mensagem mais apropriada.
3. A funcionalidade fornece uma opção que relata a recuperação bem ou malsucedida do e-mail para destinatários individuais. Selecione suas preferências antes de clicar em OK.

Se sua seleção foi excluir a mensagem, o processo está concluído e você se salvou de uma situação potencialmente embaraçosa.

Se sua seleção foi substituir a mensagem, prossiga com as seguintes etapas:

1. Depois de selecionar a opção de substituição de mensagem, você receberá uma nova tela para redigir sua nova mensagem.
2. Quando estiver pronto, selecione ‘Enviar’ e o processo de rechamada começará.

Lembre-se de que seu e-mail antigo não desaparece apenas com o envio da mensagem de recall.

Então, o que deve ser feito para que a mensagem antiga desapareça? Bem, os destinatários devem abrir sua mensagem de recall primeiro, antes de abrir o e-mail que você não quer que eles vejam. Só então o e-mail errado desaparecerá. Isso é o que acontece quando você lembra de e-mails enviando uma mensagem de substituição.

Um truque bacana para fazer os destinatários abrirem sua mensagem de recall primeiro é intitulá-la como “URGENTE”. Isso deve motivar os destinatários a abri-lo o mais rápido possível.

Por que o recall de e-mail nem sempre funciona

Infelizmente, o processo de recall de e-mail pode não funcionar corretamente.

Considerando a velocidade super rápida da Internet que temos atualmente, um e-mail enviado por engano chegará à caixa de entrada de alguém em segundos. Se o destinatário estiver sentado em sua mesa com o cliente de e-mail aberto, ele provavelmente o verá e abrirá mais rápido do que você consegue lembrar.

E esse não é o único problema

Vários outros fatores podem complicar as coisas, incluindo:

• Qualquer e-mail aberto não pode ser recuperado. No entanto, o destinatário receberá seu e-mail de recall, alertando-o de que você não pretendia enviar o e-mail errado.
• O destinatário pode ter filtros específicos que redirecionam e-mails recebidos para outras pastas além da pasta da caixa de entrada. Isso torna o recall impossível, pois só funciona se o e-mail estiver na caixa de entrada do destinatário.
• E-mails enviados para pastas públicas têm maior risco de serem vistos por todos e menor chance de serem recuperados. Não é necessário que todos vejam o e-mail para que seja impossível recuperá-lo. Apenas um destinatário marcando-o como lido tornará impossível lembrar.
• Este recurso de recall do Outlook não funciona em e-mails enviados a outros clientes de e-mail, como o Gmail. Ele só funciona para e-mails enviados pelo Outlook. Portanto, você provavelmente desejará restringir a comunicação dentro do Outlook para ser seguro.
• A funcionalidade será problemática ao lidar com diferentes versões do Outlook. Esse é o caso se você estiver usando o Outlook em dispositivos móveis com as configurações do Exchange ActiveSync. E fica ainda pior se o seu celular estiver offline.
• Se o seu PC apresentar problemas de desempenho, ele ficará lento. Seu computador pode não responder por um tempo, dificultando a recuperação rápida de um e-mail. Portanto, você deve ajustar seu PC para obter o desempenho máximo, usando uma ferramenta útil como o BoostSpeed.

Considerando esses desafios, o recurso valioso não parece tão benéfico, afinal.

E se a retirada do e-mail não funcionar? Há mais alguma coisa que possa ajudar?

Você certamente tem mais uma opção: escreva um sincero pedido de desculpas. As pessoas do outro lado têm maior probabilidade de entender sua situação e não se ofenderem.

Melhor ainda, você pode tomar medidas de precaução para evitar tal cenário no futuro.

O melhor cuidado é verificar novamente nossos e-mails antes de enviá-los. Nunca tenha pressa em enviar mensagens urgentes. Leia-os duas ou três vezes.

E se você sentir que precisa de uma medida de precaução ainda mais completa, você pode definir seus e-mails para atrasar no envio. Para aplicar essas configurações, siga estas etapas:

1. Vá para o arquivo.
2. Selecione Gerenciar regras e alertas.
3. Escolha nova regra.
4. Ignore as condições e comece com a regra em branco. Isso garante que você cubra todos os e-mails.
5. Agora, selecione Adiar entrega por um número de minutos.

Se seus e-mails atrasarem alguns minutos, você terá tempo suficiente para reconsiderar o envio. E provavelmente você terá tempo suficiente para recuperar as mensagens enviadas.

Agora você sabe como recuperar seus e-mails e o que fazer para evitar essa situação no futuro.